MS Project: Kolik pracovníků potřebujeme na předem daný objem práce?

Pokud ze zkušenosti známe množství práce pro vykonání určitého úkolu (nebo to máme dáno normou), lze v MS Project 2013, a samozřejmě všech přechozích verzích, spočítat množství pracovníků potřebných pro vykonání této práce. Případně zkracovat/prodlužovat dobu trvání, přičemž MS Project bude přepočítávat pracovníky. Jak na to?

Příklad:

Při rekonstrukci městské knihovny jsme dostali od investora zadání obložit tři patra budovy obkladem Red Cersanit. Na obložení máme podle plánu 5 dnů, přičemž jsme z plochy k obložení propočítali, že na splnění tohoto úkolu budeme muset vynaložit 600 člověkohodin práce. Otázka zní: kolik na tento úkol potřebujeme dělníků při 8 hodinové pracovní době a 5 denním pracovním týdnu?

Předtím samotným zadáváním bude vhodné upravit prostředí MS Projectu tak, abychom viděli vše podstatné na jedné obrazovce. Do tabulky v základním zobrazení s názvem Ganttův diagram přidáme pole Typ (Type) a Práce (Work). Pole Špička (Peak) zde nevkládejte, zobrazují se v něm údaje pouze ve zdrojových zobrazeních a v přiřazení, nikoli v úkolech. Toto základní zobrazení bude vhodné rozdělit a do dolní části doplnit pohled Používání úkolů (Task Usage), kde tabulku doplníme o pole Špička (Peak). Časově uspořádaná data (Timephased data) můžeme volitelně doplnit o pole Přidělení v procentech (Percent Allocation).

Nyní se pustíme do zadávání obsahu. V zobrazení Ganttův diagram (horní část obrazovky) zadáme:

• Název úkolu: Obklady
• Typ úkolu: Pevná doba trvání (Fixed Duration)
• Práce: 600 hodin
• Doba trvání: 5 dnů
• Zdroj: Dělník

Z důvodu názornosti používáme neupravený standardní kalendář, 1 pracovní den = 8 hodin, žádné svátky, zdroj se řídí výchozím kalendářem. Pokud bychom chtěli, lze do projektu přidat kalendář českých státních svátků pro Microsoft Project.

Vidíme výsledek, tedy 1500% jednotek zdrojů. Aby se vykonalo 600 člověkohodin práce v 5 pracovních dnech, budeme na každý den potřebovat 1500 % zdrojů, tedy 15 dělníků. V případě potřeby lze přepnout zobrazování z procent na desetinné číslo (osoby). Toto nastavíte v Možnostech, Plán, Plán, Zobrazení jednotek přiřazení: Procento | Desetinné číslo.

Jestliže budeme chtít úkol dále ladit a bude nás zajímat, jak se bude měnit potřeba zdrojů při změně doby trvání ale konstantní práci, přepneme typ úkolu na Pevnou práci (Fixed Work) a měníme dobu trvání úkolu. V dolní části obrazovky ve sloupci Špička (Peak) vidíme vypočítané množství zdrojů.

Při potřebě ovlivnit práci, buď přepneme úkol na typ Pevné jednotky (Fixed Units), nebo využijeme tlačítka možností, viz obrázek.

Vše výše uvedené platí pouze pro úkoly v automatickém režimu. Pokud použijete úkol v ručním režimu, jeho výchozí typ jsou Pevné jednotky (Fixed Units). Tento typ nelze u ručního úkolu změnit.

Pokud jste byli zvyklí z MS Projectu 2003 nebo 2007 změny jednotek zdrojů sledovat v poli Přiřazení – Jednotky (Assignment Units) budete ve verzi 2010 a vyšší nejspíše překvapeni nepřepočítáním procenta u jednotek přiřazení zdrojů. Nově (od verze 2010) je toto pole chápáno jako počáteční (původní) množství jednotek přiřazení, které se bez vašeho zásahu nezmění. Pro změnu se nyní využívá pole Špička (Peak). Tato zásadní změna stále není v komunitě projektových manažerů a uživatelů MS Project příliš známa.

Toto je jedno z témat, které probíráme s účastníky na školení Microsoft Project.