Porovnání excelových tabulek v Accessu

Jedna z variant porovnání excelových tabulek je přes databázovou aplikaci Microsoft Access. Pokud mají excelové tabulky podobu databází, což splňují všechny seznamy, lze starší a novější verze tabulek porovnat jednoduchým accessovým dotazem.

Výchozí stav pro porovnání:

Máme originální verzi excelové tabulky (xlsx), tabulku se změnami (xlsx) a program Microsoft Access.

Fáze 1 - importujeme excelové tabulky do Accessu

Nejdříve je potřeba Microsoft Access spustit. Spouští se klasicky jako všechny ostatní aplikace ve Windows. Pokud jej nevidíte, pravděpodobně jej nemáte nainstalovaný nebo není součástí vaší verze Microsoft Office.

Následně vybereme volbu Prázdná databáze a pojmenujeme ji, např. názvem Porovnání.

Do této prázdné databáze naimportujeme tabulky z Excelu. Pro import je potřeba na kartě Externí data vybrat ikonu Excel.

Poté se spustí jednoduchý průvodce, kde většinou stačí jednotlivé kroky pouze potvrdit. Je užitečné definovat první řádek jako řádek se záhlavím, ostatní volby není nutné provádět. Není tedy nutné v průvodci zadávat bližší informace, vytvoření primárního klíče necháme na Accessu, tabulku nebudeme chtít dodatečně analyzovat a nebudeme potřebovat ukládat kroky importu.

Po importu první tabulky naimportujeme identickým způsobem druhou tabulku.

Fáze 2 - porovnáváme tabulky

Nyní máme v Accessu dvě tabulky a na kartě Vytvoření spustíme Průvodce dotazem.

V průvodci nás zajímá jedna ze dvou variant:

• Průvodce vyhledávacím dotazem na duplicitní položky
• Průvodce vyhledávacím dotazem na chybějící záznamy

Dle potřeb volíme příslušnou variantu. V našem případě nás zajímá, které údaje v tabulce Firmy chybí v druhé tabulce Aktuální seznam.

Pozorně si pročítáme kroky průvodce a volíme vhodné varianty.

V posledním kroce dotaz pojmenujeme a průvodce dokončíme. 

Accessový dotaz zobrazí seznam záznamů, které v tabulce Aktuální seznam oproti originálu Firmy chybí.

FÁZE 3 - Export do excelu

Výsledek dotazu lze snadno exportovat do Excelu, stačí na název dotazu kliknout pravou myší a vybrat volbu Export.

Tento text doplňuje článek Jak porovnat data v Excelu a najít rozdíly a toto téma je součástí naších Excelových i Accessových školení.