Týmová spolupráce v OneNote

OneNote je jednoduchý program na shromažďování poznámek ke studiu, vaření, poradám, nápadům, projektům či čemukoli dalšímu. Zaznamenané poznámky lze snadno třídit a vyhledávat v nich. Dle potřeby lze dokonce vybraná data sdílet s kolegy, podřízenými, kamarády a kýmkoli dalším. OneNote je aplikace, kterou lze používat napříč mezi platformami.

OneNote lze zdarma stáhnout pro počítače s Windows, Apple OS, mobilní telefony a tablety na všech rozšířených platformách (Apple, Windows Phone i Android).
Práce s OneNote je jednoduchá, poznámky si poznamenáváte do poznámkových bloků, kde je třídíte do oddílů a skupin oddílů. Samotné poznámky zapisujete na stránky případně na podstránky.

Představme si několik postupů pro sdílení poznámek s rodinou, kamarády či v pracovním týmu.

Export z OneNote

Pokud nejste příznivci ukládání dat do cloudu nebo vám to zaměstnavatel neumožňuje, lze poznámky za účelem zálohy nebo přenosu jinam snadno exportovat a uložit je např. na flashdisk nebo je poslat mailem. Exportovat lze celé bloky, ale i oddíly nebo jen stránky. Export se provádí přes nabídku SOUBOR, kde naleznete volbu EXPORTOVAT.

Pokud by protistrana OneNote neměla nebo nechtěla instalovat, lze stránky a oddíly exportovat do wordového formátu .docx nebo do PDF.

Sdílení v Cloudu

Nejjednodušší forma sdílení poznámkového bloku dalším uživatelům je jeho uložení do cloudu. Microsoftí cloud se nazývá OneDrive, je zdarma a pro jeho získání je potřeba se na OneDrive registrovat podobně jako na jakékoli webové službě. Ve firemním prostředí je možné poznámkové bloky ukládat na Sharepoint.
Pokud máme blok již v počítači, lze jej na OneDrive přeuložit. Stačí na kartě SOUBOR v části INFORMACE zvolit, že chceme příslušný blok Sdílet na webu nebo v síti.

Při nasdílení určujeme, kdo bude mít k poznámkovému bloku přístup a v jakém oprávnění: zda bude moci blok pouze číst, nebo do něj bude mít přístup i pro úpravy.

Další variantou sdílení je zaslání odkazu emailem. Odkaz lze vybrat pouze pro zobrazení, nebo pro úpravy. Volba odkazů se hodí, pokud chcete blok nasdílet větší skupině účastníků, nebo jej máte v úmyslu vložit např. do vašeho webu.

Jestli máte v úmyslu nový blok teprve vytvořit, lze jej nasdílet ihned při vytvoření na OneDrive nebo Sharepoint.

Kdykoli později lze sdílení změnit nebo i zrušit. Např. odebrání uživatele lze provést pravou myší na uživateli. Uživatele ale může odebrat pouze vlastník poznákového bloku, nikoli pozvaná osoba.

Další úpravy sdílení lze provést v části SOUBOR, INFORMACE.

SYNCHRONIZACE

Pokud bychom si nebyli jisti zda je náš blok opravdu aktualizován, lze v části SOUBOR, INFORMACE vybrat tlačítko Zobrazit stav synchronizace.

Sledování změn ve více uživatelích

Jestliže bude mít k poznámkovému bloku přístup více uživatelů, budeme o poznámkách ostatních uživatelů informování malou informací vedle poznámky. Po najetí myší na poznámku se zobrazí další podrobnosti o uživateli. Když iniciály uživatele nevidíme, jsme pravděpodobně sami autory poznámky nebo máme aktivní volbu Skrýt autory. Tato volba se nachází na kartě HISTORIE.

Volba Najít podle autora pak umožňuje zvýraznit poznámky podle data poslední úpravy nebo jednotlivých autorů. U autorů lze jednotlivé autory rozkliknout a vidět seznam jejich úprav. Při výběru úpravy se barevně odliší na stránce poznámkového bloku.

Změny lze sledovat nejenom podle autorů, ale i podle času. Na výběr máme volby:

Jestliže nás bude zajímat, jak se změny vyvíjely na konkrétních stránkách, lze použít Verze stránek. Nyní vidíme změny, které na stránce nastaly. Jednotlivé verze stránek lze obnovit nebo smazat. V případě potřeby lze verzování v bloku zakázat nebo hromadně všechny verze smazat.

Zamknutí oddílu

Pokud by k některým oddílům poznámkového bloku neměli mít přístup všichni uživatelé, lze jej zamknout. Zamykání se provádí přes kartu REVIZE, kde naleznete tlačítko Heslo. Oddíl se ve výchozím stavu zamkne automaticky při nečinnosti v délce 10 minut.

Tuto hodnotu lze změnit v nastavení OneNote. Pozor, pokud heslo zapomenete, k poznámkám v zamknutém oddíle se jednoduše nedostanete.

Podpis v e-mailu

Při posílání informací z OneNote přes Outlook se do poštovní zprávy přidává automaticky informace „Vytvořeno v aplikaci Microsoft OneNote 2013“. Tento podpis lze vypnout nebo změnit v nastavení OneNote.

Přečtené a nepřečtené poznámky

V případě většího množství poznámek může být užitečné jednotlivé stránky označovat příznakem Označit stránky jako přečtené nebo Označit stránky jako nepřečtené a pak se pohybovat pouze po nepřečtených stránkách.

OneNote na tabletu nebo v telefonu

OneNote lze zdarma stáhnout a naistalovat nejenom pro počítač s Windows nebo Mac OS, ale i pro tablet nebo mobilní telefon na všech běžných platformách (Windows Phone, Android, iOS). Poznámky lze na uvedených zařízeních nejenom prohlížet, ale i vytvářet nebo synchronizovaně upravovat.

Tento text vznikl jako doplněk ke školení Microsoft OneNote.